먼저 확인할 핵심 항목
- 대상·하자·요구·기한·회신 다섯 줄로 서면 작성
- 기한을 구체적인 날짜로 적고 응급과 본 보수를 분리
- 문서에 번호를 붙여 이후 인용에 사용
- 발송 전에 문서 전체를 PDF로 저장
- 회신 수령일과 예정일을 같은 묶음에 이어 기록
서면이 바꾸는 것은 날짜입니다
보수 요구를 서면으로 남기는 목적은 상대를 압박하는 것보다 날짜를 고정하는 데 있습니다. 「민법」 제670조는 권리 행사 기간을 인도받은 날부터 1년으로 정하고, 「공동주택관리법 시행령」 제39조는 청구를 받은 사업주체가 지체 없이 보수하거나 일정을 통보하도록 합니다. 두 규정 모두 날짜를 전제로 하므로, 구두 요구만 반복하면 어느 쪽도 설명할 수 없습니다. 발송과 도달 기록이 남는 수단을 쓰는 이유가 여기에 있습니다.
서면에 들어갈 다섯 줄
아래 다섯 줄이면 충분합니다. 길게 쓰면 쟁점이 흐려집니다.
- 대상 — 목적물과 공사 범위, 계약일과 인도일
- 하자 — 발생 부위와 상태, 발견 날짜
- 요구 — 보수를 요구하는 범위
- 기한 — 제667조의 상당한 기간을 구체적인 날짜로
- 회신 — 회신 수단과 회신 기한
기한을 날짜로 적어야 하는 이유
제667조는 도급인이 상당한 기간을 정해 하자의 보수를 청구할 수 있다고 정하지만, 그 기간을 며칠로 할지는 정해 두지 않았습니다. 그래서 "조속히"나 "빠른 시일 내"로 적으면 기한이 없는 요구가 됩니다. 구체적인 날짜를 적으면 그 날짜가 지난 사실 자체가 다음 단계의 근거가 됩니다. 날짜는 현장 조건을 감안해 정하되, 응급 조치와 본 보수를 나눠 각각 다른 날짜를 적는 방식이 현실적입니다.
사례: 2026-04-06 발송한 서면
상황과 조건 — 2026년 3월 28일 하자를 발견하고 2026년 4월 6일 내용증명으로 보수 요구를 발송했습니다. 응급 조치 기한은 2026년 4월 13일, 본 보수 기한은 2026년 5월 11일로 적었습니다. 입력값과 근거 — 상당한 기간을 정한 청구(민법 제667조), 지체 없는 보수 또는 일정 통보(시행령 제39조). 계산 과정 — 발송 2026-04-06, 도달 2026-04-08로 기록됐습니다. 응급 기한까지 5일, 본 보수 기한까지 33일이 주어졌습니다. 최종 결과 — 두 기한이 날짜로 남아 경과 여부를 바로 판단할 수 있는 상태가 됐습니다. 결과를 바꾸는 예외 — 상대가 기한 연장을 서면으로 요청하고 사유를 밝혔다면 경과의 성격이 달라집니다. 독자의 다음 행동 — 응급 기한 2026-04-13이 지나면 같은 문서 번호를 인용해 재촉 서면을 보냅니다.
발송 수단과 보관
내용증명은 발송 사실과 내용이 남는 수단이고, 등기우편은 수령 기록이 남습니다. 전자우편은 발신 기록이 남고 수신 확인을 설정할 수 있습니다. 어느 수단이든 발송 전에 문서 전체를 촬영하거나 PDF로 저장해 두어야 사본 분실에 대비됩니다. 문서에는 번호를 붙입니다. 번호가 있으면 재촉 서면에서 "제1호 문서의 기한"처럼 인용할 수 있어 설명이 짧아집니다. 번호 없이 보내면 몇 번째 요구인지 매번 다시 설명하게 됩니다.
회신이 왔을 때와 오지 않았을 때
회신이 오면 수령일과 회신에 적힌 예정일을 같은 묶음에 이어 적습니다. 예정일이 적혀 있으면 그 날짜가 다음 기준이 되고, 적혀 있지 않으면 회신에 기한을 요구하는 재촉을 한 번 더 보냅니다. 회신이 오지 않으면 기한 경과 사실과 그동안의 피해 변화를 적어 두 번째 서면을 보냅니다. 두 경우 모두 처음 문서의 번호와 기한을 인용해야 하므로, 첫 서면을 쓸 때부터 번호와 날짜를 분명히 적는 것이 이후 작업을 줄입니다.
이렇게 준비해 보세요
대상·하자·요구·기한·회신 다섯 줄로 서면 작성
현재 상태와 자료를 먼저 정리합니다.
기한을 구체적인 날짜로 적고 응급과 본 보수를 분리
담당자에게 해당 조건을 질문합니다.
문서에 번호를 붙여 이후 인용에 사용
답변을 서면이나 사진으로 남깁니다.